Как выбрать лучший конференц-зал в Москве в 2020 году

Конференц-зал – это современная бизнес-площадка для проведения брифингов, семинаров, тренингов, оснащенная мультимедиа- и презентационным оборудованием. Ниже представлен рейтинг лучших конференц-залов столицы, основанный на отзывах реальных пользователей, с указанием стоимости аренды, обзором достоинств и недостатков. А также некоторые советы по выбору помещения, чтобы мероприятие прошло успешно и надолго запомнилось гостям.

Как выбрать конференц-зал

Зал выбирают в зависимости от числа приглашенных: малые, вместимостью до 30 участников, средние, в которых комфортно разместятся до 100 человек. Большие площадки предназначены для проведения масштабных корпоративных мероприятий, численностью до 500 гостей.

При выборе стоит учитывать, что пустые места в слишком просторном зале будут вызывать чувство неуверенности у выступающих ораторов. К тому же организаторам придется переплачивать за аренду. Слишком маленький зал – также не лучший выбор. Суета с поиском дополнительных стульев, спертый воздух в помещении «смажут» положительные впечатления даже от полезного и хорошо преподнесенного лектором материала.

Оптимальный вариант – коммерческие помещения в отелях, расположенных в центре города рядом с метро или остановками общественного транспорта. Во-первых, такое решение позволит иногородним участникам не тратить время на дорогу, во-вторых – при одновременном бронировании номеров, как правило, предоставляются скидки и бонусы на аренду конференц-залов.

Оснащение

Что касается функционального оснащения, то в минимальный набор должны входить:

• кондиционер для поддержания комфортной температуры в помещении;
• усилители звука, микрофоны, с возможностью перемещения (например, если зал большой, докладчик может спокойно передвигаться по сцене);
• проекторы для наглядной демонстрации графиков, фотографий;
• наличие бесперебойного интернет-соединения.

Также стоит обращать внимание на интерьер, освещение и предлагаемый сервис. Освещение должно быть комфортным, желательно естественным. Доказано, что в помещениях без окон участники быстрее устают и теряют интерес к происходящему.

Стоимость аренды

Внимательно проверяйте договор на предмет возможных скрытых платежей. Идеально, если в стоимость бронирования входит использование необходимого оборудования (проекторы, подключение к ноутбуку и т.д.), а также канцелярские принадлежности, флипчарты и т.д.

Если время, отведенное на мероприятие, строго регламентировано стоит отдать предпочтение конференц-залам с почасовой арендой. В противном случае придется переплачивать.

Дополнительные услуги

Во время организации мероприятия важно, чтобы гостям было комфортно, поэтому стоит предусмотреть каждую мелочь:

1. Услуги гардеробной и удобное расположение санузлов.
2. Если предполагаются кофе-брейки или полноценный обед, то желательно, чтобы они проходили в соседней комнате. Необходимость перейти на другой этаж означает, что отведенное на перерыв время растянется, в результате запланированный график мероприятия сорвется.
3. Уточняйте заранее, возможно ли заказать услуги стороннего кейтеринга, поскольку возможны штрафные санкции.

Чтобы избежать ошибок при выборе площадки, внимательно изучайте отзывы пользователей, условия договора и перечень услуг.

Рейтинг лучших конференц-залов в Москве в 2020 году

Коворкинг-центр расположился в центре Москвы в старинном здании. Предлагает услуги по организации как бизнес-переговоров, так и крупных конференций:

• 2 переговорных комнаты, оснащенные необходимой мебелью, вместимостью от 6 до 12 человек.
• Конференц-зал «Третьяков», площадью 60 м2 рассчитан на прием 45 гостей, имеется круглый стол, расстановка мебели по желанию организаторов. Стоимость аренды – 8000 р/час.
• «Лаунж» – зал рассчитан на максимальное количество участников – 90 человек. Продуманное зонирование пространства, современный интерьер и панорамные окна. Стоимость аренды – от 250 000 рублей за 6 часов. Есть возможность провести мероприятие в выходные дни. В этом случае стоимость аренды составит 170 000 рублей за 12 часов.

• месторасположение – центр столицы;
• закрытый (клубный) формат гарантирует отсутствие случайных людей;
• видеосвязь, интернет, услуги IT-специалиста;
• услуги секретаря;
• необычный дизайн помещений;
• камеры хранения;
• собственная парковка;
• бар и ресторан;
• свежая пресса и помощь в обработке корреспонденции.

• Не подходит для разового проведения мероприятия, требуется наличие клубной карты;
• Высокая цена.

Адрес: Малый Черкасский переулок, д. 2

Контакты:☎ телефон:+7(495)790-74-70, сайт: cabinetlounge.ru

Творческое пространство для любителей нестандартных решений. Предлагает 3 изолированных зала, большую уличную площадку с возможностью въезда участников на территорию. Команда специалистов разработает концепцию мероприятия и воплотит ее в жизнь.

В стоимость аренды (от 4000 рублей/час в зависимости от площади зала) входит: использование проекторов, звуковой техники и микрофонов.

• удобное местоположение;
• охраняемая парковка;
• возможен сторонний кейтеринг, но при этом действует скидка на аренду при использовании услуг LovelyLOFT;
• акции и бонусы при бронировании залов в утреннее время.

• минимальный срок аренды – 5 часов.

Адрес: Большая Семёновская ул., д. 42 стр. 6

Контакты: ☎ телефон:+7 (495) 2080038, сайт www.lovelyloft.ru

Расположился в деловом квартале Poklonka Place, в шаговой доступности от МКЦ и станции метро Кутузовская.

К услугам клиентов 2 зала и переговорные комнаты для проведения совещаний:

Лаконичный дизайн с преобладанием белого цвета, естественное освещение. Рассчитан на 150 человек при театральной посадке. Зал оснащен современным оборудованием, в том числе звукоусиливающей, световой встроенной аппаратурой, плазменной панелью от лучших производителей. Цена – от 100 000 рублей без НДС.

Подойдет для проведения семинаров и тренингов. Вместимость до 42 человек. Цена – от 50 000 рублей (без НДС). В стоимость включена аренда мебели, без учета специального оборудования.

• организация мероприятия «под ключ»;
• кейтеринг;
• подземная парковка (по согласованию);
• бесплатный Wi-Fi;
• услуги синхронного перевода;
• организация фото-видео-съемки, онлайн-трансляций.

• высокая стоимость;
• отсутствуют указатели.

Адрес: Поклонная ул., д. 3,

Контакты: ☎телефон: +7 (495) 798-25-08, сайт www.newsroom.ru

Отличный вариант для размещения гостей и проведения семинаров. Гостиница была построена 35 лет назад, но в 2007 году была проведена масштабная реконструкция. В результате обновленное здание по праву считается одним из лучших бизнес-отелей столицы. На выбор предлагается несколько залов вместимостью от 10 до 400 человек

Расположился на первом этаже. Просторное и светлое помещение, площадью 61 м2, оформление которого выполнено в светло-коричневых тонах. Комната рассчитана на прием от 10 до 50 гостей. Возможно несколько вариантов рассадки.

Стоимость аренды – 14 000 руб./4 часа.

Зал, вместимостью до 90 человек. Оформление выдержано в серо-синих тонах. Естественное освещение, интенсивность которого регулируется римскими шторами. Зал оборудован кондиционером, встроенным экраном с проектором, системой звукоусиления.

Цена – от 30 000 руб./4 часа.

Идеально подойдет для проведения презентаций, форумов. Декоративные канаты, расположенные вдоль стен – дополнительный функциональный инструмент для крепления различных плакатов, графиков и других презентационных материалов.

Стоимость – от 30 000 руб. /4 часа.

Оформление выдержано в стиле лофт – высокие потолки, колонны, яркое освещение, серо-бежевая цветовая гамма. Вместимость – до 350 человек. Грамотное зонирование пространства – для кофе-брейков и регистрации участников, мобильная сцена.

Потолочная система звукоусиления обеспечивает комфорт, как для слушателей, так и для ораторов. Удобные раскладные стулья-трансформеры позволяют организовать пространство в соответствии с пожеланиями организаторов.

Цена аренды – от 66 000 рублей.

• Колонные залы Фантазия, Фантазия малая, Вдохновение

Помещение площадью 585 м2. По желанию заказчиков может быть разделено перегородками на 3 зоны. Лаконичное оформление и свободная планировка. Наличие сцены и профессиональное световое оборудование позволяет проводить как масштабные конференций, так и корпоративные неформальные встречи.

Для удобства гостей предусмотрен просторный холл и санузлы.

Стоимость аренды – от 70 000 рублей

• выбор площадок;
• приемлемая цена;
• возможна организация трансфера из аэропорта;
• организация кофе-брейков и фуршетов;
• бесплатное резервирование;
• возможность выбора бюджетного варианта;
• бронирование билетов на театральные и концертные программы прямо на ресепшене отеля.

• не обнаружено.

Адрес: Измайловское шоссе 71, 3В

Контакты: ☎ телефон: (звонок бесплатный) 8-800-550-04-32, сайт www.hotel-vega.ru

Расположился на Воздвиженке, в нескольких минутах ходьбы от Ленинской библиотеки. Предлагает большой выбор помещений – от уютных аудиторий, до просторных залов:

Светлое помещение, без окон, но с зеркальной стеной. Вместимость до 160 гостей в зависимости от посадки. В стоимость аренды входит: проектор, экран, акустическая система, микрофоны, кулер, флипчарт. По запросу, за отдельную плату может быть предоставлено дополнительное оборудование – ноутбук, видеокамера и т.д.

Цена – 5000 руб./час

Помещение площадью 110 м2. Естественное освещение отсутствует. Стандартное оборудование также входит в стоимость арендной платы.

Цена – 4800 руб./час

Экстравагантный зал полукруглой формы с колоннами. Подходит для проведения семинаров, бизнес-тренингов. Удобное расположение кресел предполагает взаимодействие тренера и аудитории.

Цена – 4500 руб./час

Зал с большими окнами оформлен в классическом стиле. Вмещает до 150 гостей одновременно.

Цена – от 6000 руб. /час

Просторное помещение с естественным освещением, небольшой сценой. Подходит для проведения лекций и корпоративных совещаний.

Цена – от 6000 руб. /час

Уютная аудитория, площадью 32 м2 вместимостью до 25 человек. Регулируемое яркое освещение, 2 варианта расстановки кресел.

Лучшие конференц-залы 2020 года

Конференц-зал – многофункциональное помещения, технически укомплектованное всем необходимым для организации мероприятия. Исходя из наполненности пространства и его площади, с легкостью можно устроить событие любого формата: презентацию, семинар, тренинг, деловую встречу, воркшоп, брифинг и другое.

Столица не перестает пополняться конференц-холлами на любой бюджет. При этом стоимость зависит от нескольких факторов:

Сделав правильный выбор в пользу того или иного зала, вы уже получаете 50% успеха от мероприятия.

ТОП лучших конференц-залов

Цель события обуславливает и формат локации, поэтому для каждого ивента существует свой идеальный зал.

Для деловых мероприятий подбирайте строгие залы в конференц-холлах или бизнес-центрах. Ивентам на свободную тему подойдут креативные локации, залы в коворкингах или антикафе. Сервис по подбору и аренде городских пространств RENTY подобрал лучшие предложения для обоих случаев.

Вариант 1 – деловые конференции

Площадка вместительностью 200м2 расположена в самом центре столицы, что является большим плюсом. Уникальность локации состоит в наличии пяти разных зон, которые можно задействовать для организации масштабного события. Вам также предложат комплекс услуг по аренде, что значительно облегчит процесс подготовки.

Девиз конференц-зала “цена-качество”. Площадь локации небольшая – 40м2. При этом меблирование помещения происходит для каждого ивента индивидуально. В арсенале пространства есть вся необходимая техника, а также отдельная комната (за дополнительную плату), которая используется под кофе-брейки. Следует заметить, что стоимость зала зависит от количества участников.

Зал оформлен в оригинальном, но сдержанном стиле. Здесь возможна любая рассадка: «амфитеатр», «круглый стол», «класс», что является редкостью для конференц-залов. Арендодатель установил минимальный срок бронирования – от 3 часов. Но так как конференции, как правило, затягиваются на целый день, такое ограничение не является проблемой.

Вариант 2 – креативные события

Помещение позиционирует себя как многофункциональное пространство для реализации творческих идей. Здесь уютно будет устроить презентацию, тренинг, семинар. Вам предложат уйма дополнительных опций в виде кейтеринга и аренды технического оборудования. “Изюминка” локации – открытая крыша. В зимнее время арендодатель организовывает пространство так, чтобы гости смогли с комфортом разместиться на террасе.

Популярность лофта не перестает расти ни только среди любителей вечеринок, но и среди тянущихся к знаниям. Лофт аутентичное пространство, которое готово трансформироваться под задумки заказчика. Этому способствует мобильная мебель, качественная техника и дизайн. Локация предлагает воспользоваться дополнительной услугой кейтеринга, услугами персонального ивент-менеджера.

Локация состоит из двух залов внутри и тихим задним двориком. Такое разделение сыграет на руку при организации мероприятия с фуршетом или кофе-брейком. Благодаря легко трансформируемой сцене здесь можно устроить показ модных коллекций одежды, визажа, причесок.

Как подобрать площадку для конференции

Организовать деловое мероприятие непросто. Даже если оно настолько простое, что требует лишь провести конференцию без каких-либо дополнительных опций. Тем не менее, даже к этому минимуму стоит подойти с весомой долей ответственности. Поэтому в этой статье мы рассмотрим моменты, которые необходимо учесть при выборе площадки для конференции.

Вы можете подумать: что сложного просто арендовать зал? Основная загвоздка заключается в том, что гости, приглашенные на официальное мероприятие, ожидают от предстоящего события не только получение новой, значимой информации и продуктивного взаимодействия с деловым партнером, но и четко отлаженной организации конференции.

Выбор площадки для конференций на сегодняшний день невероятно огромен

Почти каждая гостиница, пансионат, развлекательный центр предлагают свое пространство под проведение деловых встреч. В зависимости от того, какое мероприятие Вы планируете, Вам предложат совершенно разные по вместимости и оформлению конференц-залы.

Итак, на что следует обратить внимание при выборе конференц-зала?

Расположение площадки для конференции

Для начала стоит определиться – где вы хотите провести свою конференцию?

Площадки могут находиться в городе или в пригороде.

Если Вы не хотите обременять участников конференции долгой дорогой, и сама конференция рассчитана на несколько часов, то приоритет необходимо отдать конференц-залу рядом с офисом. Если же мероприятие планируется на целый день или на несколько дней, то удобнее выбирать площадку загородом.

Помимо длительности стоит учесть и статус мероприятия. Для партнерского мероприятия подойдут площадки в городе, ближе к центру. Это придаст важность и значимость самой конференции.

Также не стоит забывать о том, как Ваши гости доберутся до выбранного места?

Если планируется мероприятие, где большая часть гостей будет на личном автотранспорте, то стоит позаботиться о парковочных местах для гостей (особенно если это центр города). Иначе явка на мероприятие будет провалена.

Если парковочных мест немного или таковые вообще отсутствуют, то необходимо предупредить гостей об этом заранее.

Если же большая часть гостей на мероприятие будут добираться общественным транспортом, то логично выбрать площадку в максимальной близости к метро.

Если вам важно, чтобы гости сосредоточились на информации, то все- таки лучше выбрать конференц-зал загородом. Но здесь уже гости изначально будут ожидать дополнительных «бонусов» — загородных развлечений (об этом позднее)

Если площадка все же выбрана в пригороде, стоит тщательно продумать, как гости доберутся до места проведения мероприятия. Здесь тоже есть решение: можно заказать автобус или воспользоваться автотранспортом компании (если таковая возможность имеется).

Вместительность площадки для конференции

Самое главное: нужно ответить на главный вопрос — сколько участников будет на Вашем мероприятии?

Если на конференции до 20 участников, то подойдет зал до 50 м 2 . Если участников планируется до 50 человек, то потребуется зал до 100 м 2 .

Также следует обратить внимание на рассадку гостей. При посадке гостей «театром» в зал до 50 м 2 можно посадить больше участников.

Если зал будет слишком большой, то гостей будет преследовать чувство пустоты, которое не позволит им сосредоточиться на основной теме мероприятия, а спикер будет испытывать постоянный дискомфорт, который может повлиять на его выступление.

Если же выбранный зал слишком мал, то, помимо неизбежного дискомфорта у гостей и докладчиков, ряд проблем получит и организатор – где найти дополнительные стулья и куда их поставить?

Питание.

Какая бы конференция не планировалась, питание очень важно!

Welcome-coffee – «must have» любой конференции. Легкий welcome-coffee позволит гостям насладиться чашечкой бодрящего кофе пока они ожидают своих коллег, и поможет настроиться на рабочий лад.

Если мероприятие рассчитано на 4-5 часов, то достаточно coffee-break’а в конце или в середине мероприятия. Во время кофе-паузы участники могут поделиться своими впечатлениями и обсудить интересующие их вопросы между собой или с докладчиком.

Если же мероприятие рассчитано на весь день, то стоит позаботиться об обеде для гостей. Обед может быть легким в формате «фуршет», но не стоит забывать, что это все же обед и он должен быть сытным.

В случае с необходимостью coffee-break’ов и обеда идеально подойдет конференц-зал на базе гостиницы. Зачастую в гостиницах есть даже определенные конференц-пакеты, которые позволят сэкономить на стоимости питания.

При поиске конференц-зала необходимо уточнять вопрос о coffee-break’ах и обедах, таким образом вы сможете сэкономить.

Техническое оснащение конференц-зала.

Что потребуется в зале для конференции?

При ответе на этот вопрос Вы должны понимать, какого формата будет Ваша конференция.

Если докладчик будет использовать презентацию, то свет в конференц-зале должен быть приглушен и Вам однозначно понадобится экран и проектор.

Если докладчик не планирует использовать презентацию, то помещение должно быть максимально светлым, с большими окнами иначе гости будут засыпать.

Организатор обязан подобрать такое помещение, где каждый присутствующий будет чувствовать себя комфортно. Докладчику должно быть удобно, ведь он должен донести до участников определенную важную информацию. Участникам должно быть хорошо видно и слышно докладчика из любой точки зала, чтобы труд спикера не оказался напрасным и был воспринят так, как он это задумал.

Следует обратить внимание на наличие экрана, проектора, кликера, флипчарта, маркеров, микрофонов и аудиосистемы, блокнотов и ручек для участников.

Зачастую данные опции входят в стоимость аренды зала, но все равно эти позиции необходимо обговорить. Если перечисленное оборудование не входит в стоимость аренды, то, вероятнее всего, оно предоставляется площадкой за отдельную плату.

Бюджет.

Бюджет – самый волнительный момент, здесь сразу несколько вопросов: Как быть уверенным, что бюджет не увеличился?

Чтобы бюджет после просчетов и согласования не изменился необходимо заранее уточнять все детали с площадкой.

Любая пропущенная мелочь может увеличить Ваш бюджет в несколько раз.

Не стоит забывать, что хоть конференц-залов и огромное множество, их часто арендуют на длительный срок (например, на выходные, на месяц или даже на более продолжительный период). Именно поэтому об аренде конференц-зала стоит позаботиться заранее.

Итак, для хорошего конференц-зала важно оптимальное сочетание всех вышеперечисленных критериев. При соблюдении этих правил создается возможность провести мероприятие с максимальным комфортом.

Не смотря на то что мы проводим мероприятия уже 12 лет часто приходится сталкиваться с незапланированными ситуациями: пришло больше людей, у спикера определенные требования по еде и размещению, кто-то из вип участников нуждается в определенном сорте воды/ вина/ транспорта, поэтому здесь можно порекомендовать иметь незначительный запас средств на расходы который обычно рассчитывается до 5% стоимости конференции.

Существует большое количество дополнительных развлечений для гостей: чтобы они удержали внимание на вашей продукции, создающие атмосферу взаимодействия и просто технические новинки, которые продемонстрируют ваш продукт нестандартно и сразу подчеркнут его преимущества. Дополнительные развлечения для конференции мы с вами рассмотрим в следующей статье.

Материал подготовлен компанией Event Production для «Компетенций»

Источники:

http://vyborok.com/rejting-luchshih-konferencz-zalov-v-moskve/
http://www.ukrinform.ru/rubric-other_news/2861297-lucsie-konferenczaly-2020-goda.html
http://hr-media.ru/kak-podobrat-ploshhadku-dlya-konferentsii/